Suivi des Adhésions

La procédure est semi-automatisée.

Déclencheur: Le bureau reçoit un message intitulé « Avis de réception d'un paiement» de paypal

• Créer un utilisateur
• Ajouter l'utilisateur dans le groupe “membre”
• Chercher la fiche adhérent correspondante, elle doit déjà exister en état brouillon
• Valider la fiche adhérent
• Attacher l'utilisateur à la fiche adhérent
• Ensuite suivre la procédure de renouvelement….

Déclencheur: Le bureau reçoit un message intitulé « Avis de réception d'un paiement» de paypal ou stripe

1. Envoyer un mail à l'adhérent pour le remercier

La procédure n'est pas automatisée

Déclencheur: Le bureau reçoit une demande d'adhésion de la part d'une société

1. Envoyer le formulaire d'adhésion entreprise
2. Après réception du formulaire complété, ajouter la société dans l'ERP et créer la facture d'adhésion
3. Ajouter l'entreprise parmi les adhérents :
   • https://erp.postgresql.fr/adherents/card.php?leftmenu=members&action=create
   • Identifier le représentant de la société
   • uploader le logo de l'entreprise
4. Valider l'adhérent (bouton “valider”)
5. Créer la fiche entreprise (bouton “Créer un Tiers”)
6. Cliquer sur le lien “Tiers Tiers Dolibarr” pour aller sur la fiche entreprise
7. Cliquer sur modifier et compléter la fiche
8. Sur la fiche entreprise, onglet “Client”, créer une facture avec le service “ADH_ENT” (400€)
9. Envoyer la facture à l'entreprise
10. Attendre le paiement de la facture et relancer si nécessaire

Une fois la facture réglée :

1. Saisir le règlement de la facture
2. Valider l'adhésion sur la fiche adhérent de l'entreprise
3. Déclarer la cotisation : onlget “cotisation” puis bouton “créer cotisation”
   • la date adhésion est la date de paiement (1er janvier de l'année en cours)
   • la date de fin est la date de paiement + 1 an (31 janvier de l'année suivante)
   • mettre l'année dans le libellé
   • Action complémentaire : “Aucun”
   • Cocher l'option “Envoie AR par Email”
4. Sur la fiche adhérent, cliquer “Créer un Utilisateur”
   • le login doit être le nom de l'organisme adhérent
5. Sur la fiche utilisateur, cliquer sur “Regénérer et Envoyer le mot de passe”
6. Envoyer un mail de remerciement

Déclencheur : En fin d'année, envoyer un mail général à toutes les personnes morales membres de l'association pour annoncer le lancement de la campagne de renouvellement des adhésions.

1. Sur la fiche entreprise, dans l'onglet 'Client', cliquer sur 'Créer Commande'
2. Remplir la commande en ajoutant un service 'ADH_ENT'
3. Valider la commande et l'envoyer par mail au représentant de l'entité.

Après la réception du bon de commande signé :

1. Retourner sur la page de la commande
2. Cliquer sur “Valider”
3. Cliquer ensuite sur “Créer Facture”
4. Dans l'onglet “Notes”, inscrire le numéro de commande et les infos du bon de commande
5. Valider la facture et l'envoyer par mail à l'adresse indiquée sur le bon de commande

Une fois la facture réglée :

• Retourner sur la page de la facture,
• Saisir le réglement
• Retrouner sur la page de la commande, cliquer sur “Classer Livré”
• Retourner sur la fiche adhérent de la société
• Déclarer la cotisation : onlget “cotisation” puis bouton “créer cotisation”
  • la date adhésion est la date de paiement (1er janvier de l'année en cours)
  • la date de fin est la date de paiement + 1 an (31 janvier de l'année en cours)
  • mettre l'année dans le libellé
  • Action complémentaire : “Aucun”
  • Cocher l'option “Envoie AR par Email”
• Envoyer un mail de remerciement