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Suivi des Adhésions

Personnes Physiques

La procédure est semi-automatisée.

Nouvelle Adhésion

Déclencheur: Le bureau reçoit un message intitulé « Avis de réception d'un paiement» de paypal

  • Créer un utilisateur
  • Ajouter l'utilisateur dans le groupe “membre”
  • Chercher la fiche adhérent correspondante, elle doit déjà exister en état brouillon
  • Valider la fiche adhérent
  • Attacher l'utilisateur à la fiche adhérent
  • Ensuite suivre la procédure de renouvelement….

Renouvellement

Déclencheur: Le bureau reçoit un message intitulé « Avis de réception d'un paiement» de paypal

  1. Chercher l'adhérent dans la liste
  2. Une fois sur la fiche de l'adhérent, aller sur l'onglet 'Adhésions / Cotisations'
  3. Cliquer sur Créer Cotisation et remplir le formulaire
    • la date adhésion est le 1er janvier de l'année en cours
    • la date de fin est le 31 décembre de l'année en cours (ou l'année N+1 pour une nouvelle adhésion)
    • mettre “Cotisation pour l'année 201X” dans le libellé
    • Action complémentaire : “Création une écriture directe sur le compte bancaire ou caisse” + Choisir le compte Paypal
    • Cocher l'option “Envoie AR par Email”
  4. Envoyer un mail au bureau pour signaler que vous avez traité le renouvellement
  5. Envoyer un mail à l'adhérent pour le remercier

Entreprises

La procédure n'est pas automatisée

Nouvelle Adhésion

Déclencheur: Le bureau reçoit une demande d'adhésion de la part d'une société

  1. Envoyer le formulaire d'adhésion entreprise
  2. Après réception du formulaire complété, ajouter la société dans l'ERP et créer la facture d'adhésion
  3. Ajouter l'entreprise parmi les adhérents :
  4. Valider l'adhérent (bouton “valider”)
  5. Créer la fiche entreprise (bouton “Créer un Tiers”)
  6. Cliquer sur le lien “Tiers Tiers Dolibarr” pour aller sur la fiche entreprise
  7. Cliquer sur modifier et compléter la fiche
  8. Sur la fiche entreprise, onglet “Client”, créer une facture avec le service “ADH_ENT” (400€)
  9. Envoyer la facture à l'entreprise
  10. Attendre le paiement de la facture et relancer si nécessaire

Une fois la facture réglée :

  1. Saisir le règlement de la facture
  2. Valider l'adhésion sur la fiche adhérent de l'entreprise
  3. Déclarer la cotisation : onlget “cotisation” puis bouton “créer cotisation”
    • la date adhésion est la date de paiement (1er janvier de l'année en cours)
    • la date de fin est la date de paiement + 1 an (31 janvier de l'année suivante)
    • mettre l'année dans le libellé
    • Action complémentaire : “Aucun”
    • Cocher l'option “Envoie AR par Email”
  4. Sur la fiche adhérent, cliquer “Créer un Utilisateur”
    • le login doit être le nom de l'organisme adhérent
  5. Sur la fiche utilisateur, cliquer sur “Regénérer et Envoyer le mot de passe”
  6. Envoyer un mail de remerciement

Renouvellement

 
asso/suivi_des_adhesions.txt · Dernière modification: 2018/07/22 17:34 par daamien