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PGDAY 2009 : Réunion du 24 janvier

Personnes présentes

In situ

  • Damien Clochard
  • Guillaume Lelarge
  • Thomas Reiss
  • Stéphane Schildknecht

A distance

  • Jean-Paul Argudo
  • Sébastien Lardière
  • Guillaume Smet
  • Jehan-Guillaume de Rorthais (Après-midi)
  • Cédric Villemain (Après-midi)

Absents

  • Christophe Chauvet

Absences excusées

  • Jean-Christophe Arnu

Ordre du jour

Points abordés

  • Choisir définitivement la date et la ville
  • Définir une feuille de route
    • Date et lieu des prochaines réunions

Points reportés

  • Définir une feuille de route
    • Établir un calendrier de communication
    • Dates des échéances à venir
  • Proposer un budget prévisionnel
  • Mettre en place un groupe de recherche de sponsors
  • Mettre en place le groupe de gestion des talks
  • Mettre en place un groupe de recherche d'hébergements/restauration
  • Mettre en place un groupe de l'organisation générale (accueil, badges, (pré?)réservations/inscriptions (web/mail..), goodies,

coordination entre les groupes de travail)

Compte-rendu de la réunion

Choix de la date et du lieu

Choix de la date

Le but est de définir une date et un lieu pour la tenue du PGDay.eu afin de l'annoncer officiellement au FOSDEM qui aura lieu les 7 et 8 février 2009.

Plusieurs dates étaient préalablement au lice (voir CR réunion sur IRC du 22 décembre, avec en priorité les 2 et 3 octobre. La date du 2 et 3 octobre est exclue en première solution du fait de l'absence de Magnus Hagander, et de l'organisation concomitante des Open Source Days à Copenhague. Les autres dates positionnées ont été écartées, car trop éloignées du mois d'octobre, période “cible” du PGDay.eu. Les 6 et 7 novembre n'avaient pas été initialement retenus du fait de la non-disponibilité des salles toulousaines.

Bien que les 6 et 7 novembre ne fissent pas partie des trois possibilités initiales, ces dates ont été retenues face aux autres.

Les dates retenues :

  1. 6 et 7 novembre 2009
  2. 2 et 3 octobre, en cas de problème de disponibilité des salles.

Choix du lieu

Il était question de positionner dans un premier lieu une ville d'accueil pour le PGDay, et non une salle. Le but étant, comme énoncé plus haut, d'annoncer la ville d'accueil au FOSDEM. Les détails “techniques” seront vus dans un second temps.

En l'état actuel des choses, l'association n'est pas (encore?) capable d'assumer le paiement des arrhes nécessaires à la réservation d'un lieu/amphi.

Cela laissait comme possibilité évidente la ville de Strasbourg, par le biais de la Faculté de Mathématiques. L'Université proposait de s'investir et de s'associer à cet événement.

Dans ce cas, l'association ne prend aucun risque financier.

La société Dalibo a néanmoins apporté la garantie de l'apport de fonds permettant le règlement des arrhes, l'association ne disposant actuellement que d'environ 3000 € sur son compte.

Pour la solution parisienne, les arrhes représentent entre 5 000 et 12 000 EUR.

Le président et le trésorier insistent sur le fait que si toutes les garanties financières ne sont pas apportées dans le cas du choix d'une solution commerciale, l'association ne pourra pas s'engager.

Il reste néanmoins nécessaire de trouver d'autres sponsors pour assumer entièrement le financement de l'événement. La question de la crise financière actuelle s'est par ailleurs posée, mais nous sommes partis du principe qu'il y aura suffisamment de sponsors pour apporter les fonds nécessaires.

Les enjeux financiers sont par ailleurs importants. La volonté de l'association est d'offrir un événement à l'entrée libre, rappelant l'importance de trouver des sponsors.

Vote sur le lieu :

  • Damien Clochard : Paris – cité des sciences ;
  • Stéphane Schildknecht : Strasbourg ;
  • Guillaume Lelarge : Paris ;
  • Thomas Reiss : Strasbourg ;
  • Jehan-Guillaume de Rorthais : Paris
  • Guillaume Smet : Paris
  • Sébastien Lardière : Paris, si les fonds sont là.
  • Jean-Paul Argudo : Paris
  • Cédric Villemain : Toulouse
  • Jean-Christophe Arnu: Toulouse

Choix retenu: Paris.

Deux lieux restent en lice :

  1. La Cité des Sciences et de l'Industrie
  2. La Cité Internationale Universitaire de Paris. Quelques photos de la Cité Internationale Universitaire de Paris :

Points à voir/valider

La ville d'accueil ayant été choisie, il est nécessaire de revalider la disponibilité des salles aux dates retenues.

Cinq points à voir pour valider définitivement la date et la localisation :

  • est-il possible de disposer des lieux le samedi matin (la Villette) ;
  • établir les grilles de sponsoring ;
  • est-ce que les fonds sont disponibles ?
  • la réservation est-elle possible les 6 & 7 novembre ;
  • quel est le coût réel de location de l'amphi ?

A faire dans les semaines à venir :

  • trouver les sponsors ;
  • mettre en concurrence les deux « cités » ;
  • valider la date des 6 & 7 novembre ;
  • wifi disponible à la cité internationale universitaire ?? –> Oui, voir ici

Prochaines réunions

 
pgday2009/meeting_pgday09_20090124.txt · Dernière modification: 2009/01/27 10:16 par cedric