Réunion du 3 février 2015

• Mardi 3 février 2015
• de 20h30 à 22h00
• sur le canal IRC #pgday.fr du réseau freenode.

• jeffd
• halime
• tigerfoot
• fanfan
• SAS

• Choix de l'animateur de la réunion
  • jeffd
• Valider la date (2 juin 2015)
  • Possibilité de modifier la date en cas d'imprévu
• Valider le lieu (Belfort)
  • 4 Oui, 1 abstention
• Valider format (1j, nb de conférences à préciser en fonction du CFP)
  • 5 Oui.
  • jeffd insiste sur la difficulté que ce serait de trouver des conférenciers/formateurs sur le deuxième jour
  • halime craint une faible participation sur la deuxième journée
• Valider le public visé (Décideurs, nouveaux entrants)
  • Fonction des
• Nombre de tracks
  • 1 salle de conférence
  • 1 salle d'échange
  • 5 oui
• Budget et bilan des années passées
  • RAS
• Budget prévisionnel
  • validé
• Lancer l'appel à Comité de programme
  • Format de l'appel
  • Canaux
• Lancer Appel à orateurs
  • Format de l'appel
  • Canaux
• partenariats, mécénat
  • Prise en charge des frais des partenaires
  • Modifier les niveaux de mécénat
• supports de communication
  • Graphiste
  • Boite de communication
• keynote d'ouverture
  • Format
  • Conférencier
• Cocktail de fin

Je pose ici les éléments déjà évoqués par courriels. Cela évitera de reprendre l'historique au démarrage de la réunion.

Suite aux échanges de courriels, les points suivants sont à valider :

• une journée, pas d'ateliers, 1 track : Généraliste. Confs éclairs plus techniques en fin de journée
• Thème privilégié : Retour d'expériences
• Événement prévu le mardi 2 juin

Entre 100 et 150 participants, dont 50 à tarif réduit.

Dépenses
50 EUR/participant pour le repas et les pauses et le cocktail soit 5000 à 7500 EUR
600 EUR de salles
2000 EUR de comm diverses (pub, badges, t-shirt ou autre, livret…)
Dépenses : Entre 8.000 et 10.100 EUR

Recettes
Entrées : 60 *100 + 15 *50 = 6.750
Sponsors : 5*500 = 2.500
1 sponsor pour le cocktail : 1.000
Recettes : 10.250

• Débuter la conférence par une keynote d'un acteur régional ou national sur son utilisation de PostgreSQL, par exemple
• Diminuer le billet d'entrée des mécènes
• Augmenter la visibilité des mécènes
• Augmenter la visibilité des partenaires

Cette proposition reste compliquée à présenter aux éventuels mécènes. On peut faire plus simple : 1 seul tarif, et des options “Traiteur”, “Cocktail”, “Salon”, “Banderoles”.

Une proposition a été faite (jeffd/SAS) de simplification : TOUS (ou bronze) : 500 EUR

• logo sur le site web (toutes les pages), sur le livret et sur le sondage.
• affiche de présentation de l'entreprise dans les halls
• 1 badge PARTENAIRE pour les participant qui auraient des questions
• publication des noms des partenaires sur le fil Twitter lors de l'évènement (un tweet par Partenaire)
• 1 entrée VIP

ARGENT (par rapport à la base) : 750 EUR

• + 1 entrée VIP
• 1 goodies dans le sac de conférence
• Apparition dans le fil Twitter lors du partenariat et après l’événement
• 1 stand (une table, à la charge du sponsor)
• bandeau dans une salle de conf
• 1/2 page de pub

GOLD (par rapport à la base) : 1000 EUR

• +2 Goodies
• +2 entrée VIP
• + 1 badge partenaire
• bandeau dans les deux salles de conf
• 1 stand (fourni)
• 1 page de pub

Si une société veut être seule sponsor GOLD, ou PLATINE, alors elle peut prendre en charge les frais de traiteur, par exemple.

Public moins technique (décideurs, personnes ne connaissant pas forcément PostgreSQL, étudiants…).

On peut démarrer à 9h. Accueil des participants à partir de 8h30.